El IMS es un elemento fundamental del Sistema Estadístico Nacional, permite monitorear la situación de los trabajadores uruguayos mostrando la evolución de sus ingresos, también es el indexador de diversas prestaciones, unidades (como la Unidad Reajustable) y alquileres. Actualmente, el cálculo del Índice se realiza a partir de datos recogidos mensualmente por medio de cuestionarios de la Encuesta Nacional de Remuneraciones y se basa en un conjunto de ponderaciones para distintas categorías de trabajadores, representativos del total de asalariados formales. Dichas ponderaciones son proporcionales al valor de los salarios pagados, que varían en el tiempo tanto por la cantidad (de personas o de horas trabajadas) como por los precios (salario por persona o por hora).
Los registros administrativos son una fuente importante para la generación de estadísticas, presentando grandes ventajas por su alto grado de confiabilidad, además de que tienen un bajo costo de obtención, debido a que es información que ya existe y sólo se requiere un esfuerzo de reprocesamiento, para adecuar su explotación a las necesidades de los usuarios. Por lo tanto, una de las principales ventajas de la utilización de registros administrativos para elaborar el IMS es la reducción de costos en relación con la alternativa de utilizar una encuesta por muestreo, principalmente para las empresas del sector privado que ya no tendrán que contestar el cuestionario.
Uruguay posee determinadas características que facilitan el uso de registros administrativos en las estadísticas oficiales: cuenta con un marco institucional fuerte, una legislación apropiada, baja informalidad laboral, una matriz de protección social con cobertura y registros amplios, cooperación alta entre los organismos que suministran los registros, gran desempeño del INE a lo largo de la historia, con antecedentes nacionales en la utilización de registros administrativos con fines estadísticos (como por ejemplo, el caso del Directorio de Empresas y Establecimientos).
A partir de abril de 2020 se comenzaron realizar convenios de cooperación con diversos organismos, lo cual implicó el inicio de los intercambios interinstitucionales acerca de los registros administrativos a utilizar para el cálculo del IMS. Se necesita contar con información mensual desde junio del 2020, para poder calcular el nuevo índice durante varios meses antes de que sustituya el actual, con el fin de pulir procedimientos, analizar consistencia de resultados, ajustar y corregir de ser necesario.
Recolectar y procesar correctamente los datos contribuye a la validez, confiabilidad, comparabilidad y calidad de las estadísticas a producir, requiere permanente coordinación y colaboración intra e interinstitucional, actualmente se está transitando esta etapa.
A cada organismo generador de los registros administrativos mensuales necesarios para el cálculo del IMS, se le solicita subir a la nube segura del INE (Hermes) la siguiente información desagregada por trabajador: cédula de identidad, sexo, fecha de nacimiento, relación funcional, escalafón, grado, cargo que desempeña, régimen horario (horas que figuran en el contrato), régimen efectivo (las horas que realmente trabajaron en el mes, considerando por ejemplo reducciones horarias), los distintos rubros que cobran discriminados (sueldo básico, antigüedad, las distintas partidas que cobra cada funcionario mes a mes). Dichos datos volcados en el Hermes, serán estandarizados principalmente en destino, es decir, el INE será quien procese y lleve toda la información a un formato común.